Informativa privacy

Gestionale I.C.S. Impianti e app collegate

Ultimo aggiornamento: 9 novembre 2026

In breve

Il titolare dei dati è I.C.S. Impianti S.r.l. Il Gestionale e le sue app servono al lavoro dell'azienda.
Niente pubblicità, niente statistiche di navigazione o profilazione, nessuna vendita dei dati.
I dati stanno sul server dell'azienda. Ad alcuni fornitori tecnici passa solo quello che serve al loro lavoro (per esempio le notifiche sul telefono).
La posizione del telefono si usa solo nel momento della timbratura, per calcolare la distanza dal cantiere: le coordinate non si conservano.
Puoi chiedere in ogni momento di vedere, correggere o cancellare i tuoi dati: scrivi a info@icsimpiantisrl.com.

1. Chi è il titolare del trattamento

Il titolare, cioè chi decide come e perché si usano i dati, è:

Ragione sociale: I.C.S. Impianti S.r.l.
Sede: via Venezia, 372, Gela (CL), 93012
Partita IVA: 01968630853
Email per la privacy: info@icsimpiantisrl.com
PEC: icsimpiantisrl@pec.it
Telefono: 0933916019

Per ogni domanda su questa informativa o sui tuoi dati puoi scrivere a uno di questi indirizzi.

2. Di che cosa parla questa informativa

Riguarda Gestionale I.C.S. Impianti, il gestionale dell'azienda, che si usa dal browser e dalle app per Windows, Android e iPhone, e l'app Timbrature I.C.S. Impianti per le timbrature. Tutte aprono lo stesso Gestionale, che gira su un server dell'azienda.

Non è un servizio aperto al pubblico: gli accessi li crea l'azienda per i suoi dipendenti, collaboratori e consulenti. L'informativa riguarda anche le persone i cui dati entrano nel Gestionale per il lavoro di tutti i giorni: clienti, fornitori e i loro referenti.

Chi timbra le ore trova dentro l'app anche l'informativa sulle presenze («Come registriamo le tue ore»), che spiega nel dettaglio timbratura e controlli. C'è anche una versione di questa pagina solo per l'app delle timbrature.

3. Quali dati usiamo, e perché

Per ogni gruppo di dati: che cosa, a che cosa serve e su quale base di legge (gli articoli sono del GDPR).

Accesso e sicurezza

Che cosa. Nome, email, ruolo e permessi; la password, conservata solo come impronta cifrata che non si può rileggere; per gli amministratori il codice della verifica in due passaggi; i cookie che tengono aperta la sessione. Il registro delle operazioni annota chi ha creato, modificato o cancellato qualcosa (anche una timbratura), quando, e l'indirizzo di rete da cui è arrivata la richiesta. Alcune conferme (accettazione dell'informativa, firma delle note spese, presa visione della busta paga) registrano anche data, ora e indirizzo di rete.

Perché. Far entrare solo chi ne ha diritto, ciascuno nelle sezioni che gli servono; proteggere i dati; poter ricostruire chi ha fatto cosa.

Base giuridica. Contratto di lavoro o di collaborazione (art. 6.1.b del Regolamento UE 2016/679, «GDPR»); legittimo interesse dell'azienda alla sicurezza dei propri sistemi (art. 6.1.f e art. 32).

Presenze e timbrature

Che cosa.

L'ora di entrata e di uscita, e chi timbra.
Il cantiere: lo dice il codice QR del cartello o il codice di sei lettere.
Posizione. Se il telefono la concede, l'app legge la posizione solo nel momento in cui timbri, per calcolare quanti metri ci sono fra te e il cantiere; poi la scarta: le coordinate non si salvano, resta solo la distanza in metri. Senza posizione si timbra lo stesso, ma la timbratura resta da approvare. L'app non segue i tuoi spostamenti: non chiede la posizione prima o dopo la timbratura, né quando è chiusa. Fanno eccezione alcune timbrature registrate prima del 9 settembre 2026, quando le coordinate si salvavano ancora: restano in archivio finché l'azienda non le cancella.
Un codice casuale che l'app crea sul tuo telefono: non dice che telefono è né chi lo usa, serve solo ad accorgersi se lo stesso telefono timbra per due persone.
Le note dei controlli, la spiegazione che scrivi quando una timbratura resta da approvare, e chi la approva e quando.
Se timbri collegato alla rete dell'ufficio, l'indirizzo di rete serve a riconoscerla: sulla timbratura non si salva, ma resta nel registro delle operazioni.

Perché. Contare le ore da pagare; sapere chi era in cantiere in caso di infortunio o di controllo; rispettare gli obblighi sulla registrazione delle presenze.

Base giuridica. Obblighi di legge del datore di lavoro (art. 6.1.c) ed esecuzione del contratto di lavoro (art. 6.1.b), nel rispetto dell'art. 4 della legge 300/1970 (Statuto dei lavoratori). Nessuna decisione è presa in automatico: una timbratura che non torna la guarda sempre una persona.

Rapporto di lavoro

Che cosa. Dati anagrafici e di contatto, codice fiscale, mansione, date di assunzione e di fine contratto; la foto per la tessera di riconoscimento di cantiere; l'IBAN per lo stipendio; buste paga, retribuzioni e trattenute; ferie, permessi e assenze; le scadenze di visite mediche e corsi di formazione; trasferte, alloggi, mezzi, carte aziendali e rifornimenti; rimborsi e note spese con le foto di scontrini e ricevute. Dati sulla salute: per la malattia, il numero di protocollo del certificato (PUC) o il giustificativo che mandi. Manda solo quello che serve: per la malattia basta il protocollo o l'attestato senza diagnosi.

Perché. Gestire il rapporto di lavoro, le paghe e i rimborsi; rispettare gli obblighi su sicurezza nei cantieri (tessera di riconoscimento, formazione, visite), contributi e fisco.

Base giuridica. Contratto di lavoro (art. 6.1.b); obblighi di legge (art. 6.1.c), per esempio il d.lgs. 81/2008 sulla sicurezza sul lavoro; per i dati sulla salute, gli obblighi del datore di lavoro in materia di lavoro e previdenza (art. 9.2.b).

Messaggi, chiamate e notifiche

Che cosa. I messaggi e i file che scrivi nella chat del Gestionale. Per le chiamate fra colleghi: chi ha chiamato chi, quando, quanto è durata e com'è finita (la riga compare nella chat); la voce va direttamente da un dispositivo all'altro, cifrata, e non si registra. Se un collega non risponde, l'app può offrire il numero di telefono della sua scheda del personale: si legge solo quando si preme il tasto, e il registro annota chi l'ha letto. Le notifiche portano un titolo e un testo breve (per esempio chi ti ha scritto e l'inizio del messaggio).

Perché. Far parlare fra loro i colleghi, anche dal cantiere; avvisare di messaggi, compiti, scadenze e approvazioni.

Base giuridica. Contratto di lavoro (art. 6.1.b) e legittimo interesse all'organizzazione del lavoro (art. 6.1.f).

Clienti, fornitori e altri contatti di lavoro

Che cosa. Ragione sociale o nome, partita IVA o codice fiscale, indirizzi, IBAN, referenti ed email; fatture elettroniche ricevute ed emesse; contratti e documenti; movimenti dei conti aziendali; pagamenti e scadenze; commesse e cantieri. Quando il cliente o il fornitore è una persona (per esempio una ditta individuale o un professionista), anche questi sono dati personali.

Perché. Amministrazione, contabilità, pagamenti, gestione delle commesse e dei contratti.

Base giuridica. Contratto (art. 6.1.b); obblighi fiscali e contabili (art. 6.1.c); legittimo interesse alla gestione dei crediti e dei rapporti commerciali (art. 6.1.f).

L'assistente del Gestionale

Che cosa. Le domande che fai all'assistente interno e i dati che servono a rispondere, solo fra quelli che chi chiede può già vedere. Risponde un modello di intelligenza artificiale che gira su computer dell'azienda: la domanda non esce dalla rete aziendale.

Perché. Trovare più in fretta una risposta nei dati aziendali.

Base giuridica. Legittimo interesse all'organizzazione del lavoro (art. 6.1.f).

Da dove arrivano

Quasi tutti i dati li scrivi tu o l'ufficio. Altri arrivano dal tuo dispositivo (la posizione al momento della timbratura, il codice casuale del telefono), dai documenti (fatture elettroniche dal Sistema di Interscambio dell'Agenzia delle Entrate, estratti conto delle banche, contratti) e dal consulente del lavoro (prospetti paghe e buste paga).

4. Che cosa usano le app sul telefono e sul computer

Posizione: solo mentre usi l'app e solo quando timbri (o quando in ufficio si usa la posizione del dispositivo per segnare l'area di un cantiere). Mai in background.
Fotocamera e foto: solo quando scegli di fotografare o allegare un documento (scontrini, certificati, contalitri, contachilometri).
Microfono: solo durante una chiamata fra colleghi, nel Gestionale (l'app delle timbrature non lo usa).
Bluetooth (iPhone): per usare auricolari e vivavoce durante le chiamate.
Notifiche: per avvisarti; si possono spegnere dalle impostazioni del telefono o del computer.
File: quando scarichi, salvi o condividi un documento.

Quando l'app legge da sola il testo di uno scontrino o di un documento, lo legge il tuo dispositivo o il server dell'azienda, senza servizi esterni. Sul dispositivo l'app tiene la sessione, le preferenze (per esempio il tema) e, nell'app delle timbrature, le tue ultime timbrature (per mostrarle anche senza rete) e il codice casuale del telefono.

5. Dove stanno i dati e come li proteggiamo

Il Gestionale e il suo database stanno su un server di proprietà dell'azienda (un NAS Synology), nella sede. I nomi che finiscono in «synology.me» sono un servizio di Synology che indica la strada verso la sede: i dati non passano da Synology.
Il collegamento è cifrato (https). Ognuno vede solo le sezioni per cui ha il permesso; le password sono conservate solo come impronta cifrata; gli amministratori entrano con la verifica in due passaggi.
Ogni notte si fa una copia di sicurezza sul server dell'azienda: si tengono le ultime 14 e una al mese per 12 mesi. Una copia ridotta può arrivare per email alla casella aziendale dell'amministratore: senza i documenti allegati, senza i dati del personale e senza password e codici di accesso.
Oggi non si fanno copie del database fuori dal server dell'azienda. Su Cloudflare (servizio di archiviazione R2) restano, finché l'azienda non le cancella, le copie fatte fino al 6 novembre 2026, non cifrate, in uno spazio riservato all'azienda e protetto da chiavi di accesso.
Nessuno strumento di pubblicità, di statistica o di tracciamento di terze parti.

6. Chi riceve i dati

Dentro l'azienda, le persone autorizzate, ciascuna per la sua parte: per esempio l'ufficio paghe per le buste paga, il capo cantiere per le timbrature dei suoi cantieri, l'amministrazione per fatture e pagamenti.

Fuori dall'azienda, quando serve e solo per quello che serve: i consulenti dell'azienda (consulente del lavoro, commercialista) e le banche, per paghe, contabilità e pagamenti; gli enti pubblici quando lo chiede la legge (per esempio INPS, INAIL, Agenzia delle Entrate, Cassa Edile, organi di controllo).

E i fornitori tecnici che fanno funzionare alcune parti del Gestionale e delle app, ciascuno solo per quello che è scritto qui:

Google (Firebase Cloud Messaging), per le app Android: l'identificativo del telefono per le notifiche e il testo della notifica (per esempio il nome di chi ti scrive o ti chiama e l'inizio del messaggio).
Apple (Apple Push Notification service), per le app iPhone: lo stesso.
I servizi di notifica dei browser (di Google, Mozilla, Apple o Microsoft, secondo il browser che usi), per le notifiche nel browser: ricevono il testo cifrato, che non possono leggere.
Cloudflare e Google, per le chiamate: i loro server che mettono in contatto i due dispositivi (server «STUN») vedono l'indirizzo di rete di ciascuno. Se l'azienda attiva il ripetitore di Cloudflare (serve quando due dispositivi non si raggiungono direttamente), la voce cifrata passa dai suoi server, che non la possono ascoltare.
Cloudflare, anche come rete di passaggio: se raggiungi il Gestionale da un indirizzo gestito da Cloudflare, il collegamento passa dai suoi server.
Cloudflare (servizio R2), che conserva le copie di sicurezza del database fatte fino al 6 novembre 2026, non cifrate.
Anthropic (Claude), solo se l'azienda usa «Chiedi al Gestionale» dall'app Claude per computer: domande in sola lettura sui dati dell'azienda (cassa, fatture, fornitori, clienti, scadenze, commesse). I dati del personale sono esclusi — presenze, ore, buste paga, note spese, documenti e anagrafiche dei dipendenti — e nomi dei dipendenti, email e IBAN vengono tolti dai testi prima di rispondere.
Google (modelli Gemini), attraverso il programma OmniRoute su un computer dell'azienda: i testi che l'intelligenza artificiale deve riassumere, tradurre, classificare o scrivere (email, fatture, DDT, post, attività). I dati del personale e dell'Ufficio legale sono esclusi: restano sui computer dell'azienda.
Il server di posta elettronica dell'azienda, per le email del Gestionale (codici di conferma, promemoria, avvisi).
WhatsApp: l'invito a entrare nell'app delle timbrature può arrivare su WhatsApp, mandato dall'ufficio al numero del dipendente.
Se l'azienda li collega: i servizi di accesso ai conti bancari aziendali (per esempio Fabrick o Finom), che mandano al Gestionale i movimenti dei conti; il canale Microsoft Teams dell'azienda, che riceve i titoli dei compiti; il servizio VIES della Commissione europea, che verifica le partite IVA dei fornitori esteri.
Gli store (Microsoft Store, Google Play, App Store) distribuiscono le app. L'app non manda loro dati su come la usi; lo store tratta i dati del tuo account e dello scaricamento secondo le proprie regole, e può dare all'azienda statistiche generali su installazioni e malfunzionamenti.

I dati non si vendono e non si danno a nessuno per pubblicità.

7. Dati fuori dall'Unione europea

Google, Apple, Cloudflare, Microsoft e Anthropic sono società con sede negli Stati Uniti o che vi appartengono: i dati che ricevono possono essere trattati fuori dall'Unione europea. Il trasferimento avviene con le garanzie previste dal GDPR (capo V): la decisione di adeguatezza della Commissione europea sul «Data Privacy Framework» UE-USA, per le società che vi aderiscono, oppure le clausole contrattuali tipo approvate dalla Commissione. Il Gestionale e il suo database stanno sul server dell'azienda, in Italia; su Cloudflare (servizio R2) restano, finché l'azienda non le cancella, le copie di sicurezza non cifrate fatte fino al 6 novembre 2026.

8. Per quanto tempo teniamo i dati

Timbrature: si cancellano da sole dopo 5 anni. Il codice casuale del telefono e le note dei controlli si cancellano prima, dopo 12 mesi. Le coordinate della posizione non si conservano (salvo le timbrature di prima del 9 settembre 2026 dette sopra).
Dati del rapporto di lavoro, buste paga, documenti fiscali e contabili: per i tempi previsti dalle leggi su lavoro, contributi e fisco (per le scritture contabili dieci anni, art. 2220 del codice civile); finito quel tempo l'azienda li cancella.
Messaggi della chat e registro delle operazioni: oggi non hanno una cancellazione automatica; restano finché servono a ricostruire il lavoro fatto e le operazioni sui dati aziendali.
Account: finché lavori o collabori con l'azienda; poi viene disattivato e non si può più entrare.
Inviti e codici: il link di invito vale 48 ore e una volta sola; i codici mandati per email valgono pochi minuti.
Identificativi per le notifiche: finché l'app resta installata e collegata; si cancellano quando esci dall'app o quando Google o Apple segnalano che non valgono più.
Copie di sicurezza: un dato cancellato può restare nelle copie notturne fino alla loro scadenza (al massimo circa 12 mesi), poi sparisce da solo.
Copia per «Chiedi al Gestionale»: senza i dati del personale, rifatta ogni dieci minuti mentre la funzione è accesa e cancellata quando la si spegne.

9. I tuoi diritti

Puoi chiedere all'azienda, in qualsiasi momento e senza spese:

di sapere se tratta dati che ti riguardano e di averne una copia (art. 15 GDPR);
di correggerli o completarli (art. 16);
di cancellarli, quando non servono più o non c'è più una ragione per tenerli (art. 17): i dati che la legge obbliga a conservare restano fino alla scadenza;
di limitarne l'uso mentre si verifica una tua richiesta (art. 18);
di riceverli in un formato leggibile da un computer, per quelli che hai dato tu e che si usano per il contratto (art. 20);
di opporti a un uso basato sul legittimo interesse dell'azienda, spiegando il motivo (art. 21).

Scrivi a info@icsimpiantisrl.com o alla PEC icsimpiantisrl@pec.it, oppure chiedi all'ufficio. La risposta arriva entro un mese (art. 12). Se pensi che i tuoi dati siano trattati in modo non corretto puoi presentare reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it).

10. Chiudere l'account e cancellare i dati

Gli accessi al Gestionale e alle app li crea l'azienda. Per chiudere il tuo account e chiedere la cancellazione dei tuoi dati scrivi a info@icsimpiantisrl.com dall'indirizzo che usi per entrare, oppure chiedi all'ufficio.

L'account viene disattivato: da quel momento non si può più entrare, né dall'app né dal sito. I dati che la legge obbliga a conservare (per esempio presenze e buste paga) restano per il tempo previsto e poi si cancellano; gli altri si cancellano su tua richiesta.

Disinstallando l'app dal telefono si cancellano anche la sessione e i dati che l'app teneva sul telefono (i file che hai scaricato restano dove li hai salvati).

12. Altre cose da sapere

Decisioni automatiche: nessuna (art. 22 GDPR). Timbrature che non tornano, assenze e rimborsi li decide sempre una persona.
Sei obbligato a dare i dati? Quelli che servono al rapporto di lavoro sì: senza, l'azienda non può pagarti o rispettare la legge. La posizione no: senza, si timbra lo stesso e la timbratura resta da approvare. Le notifiche sono facoltative.
Minori: le app sono strumenti di lavoro per il personale e i collaboratori dell'azienda, non sono rivolte ai bambini.
Modifiche: se cambia il modo in cui usiamo i dati aggiorniamo questa pagina e la data qui sotto; i cambiamenti importanti li diciamo anche nell'app.

Summary in English

Scope. The company's internal management system Gestionale I.C.S. Impianti (web, and the Windows, Android and iOS apps) and the time-clock app Timbrature I.C.S. Impianti. Accounts are created by the company for its staff; the apps are not open to the public.

Controller. I.C.S. Impianti S.r.l., via Venezia, 372, Gela (CL), 93012, VAT no. 01968630853. Contact: info@icsimpiantisrl.com (certified e-mail: icsimpiantisrl@pec.it).

Data. Account data (name, e-mail, role, hashed password, session cookies, log of operations with IP address); attendance: clock-in/out time, site, distance from the site, computed from the device location only at the moment of clocking in (coordinates are not stored), a random device code; employment data (personal and contact details, tax code, payroll, IBAN, leave, sick-leave certificate numbers as health data, training and medical check deadlines, expenses with receipt photos, ID badge photo); chat messages and call metadata (calls are peer-to-peer, encrypted and never recorded); business contacts (customers, suppliers, invoices, payments).

Purposes and legal bases. Employment contract and legal obligations (GDPR art. 6(1)(b) and (c); art. 9(2)(b) for health data); legitimate interest in security and work organisation (art. 6(1)(f)). No advertising, no analytics or tracking, no sale of data, no automated decisions.

Recipients. Authorised company staff; the company's labour consultant, accountant and banks; public authorities when required by law; technical providers: Google Firebase Cloud Messaging (Android) and Apple Push Notification service (iOS) — device token and notification text; browser push services (encrypted content); Cloudflare and Google STUN servers and, if enabled, the Cloudflare TURN relay for calls (IP address, encrypted audio); Cloudflare as network proxy for some addresses; Cloudflare R2 for the unencrypted backup copies of the database made until 6 November 2026, until the company deletes them; Anthropic (Claude), only if the company uses the read-only «Chiedi al Gestionale» connector — company data only, staff data excluded; the company's e-mail server; Microsoft Store, Google Play and the App Store for distribution. Some providers are based in the USA: transfers rely on the EU-US Data Privacy Framework or on Standard Contractual Clauses.

Retention. Attendance records: 5 years; device code and control notes 12 months; nightly backups up to about 12 months; other data for the periods required by employment, tax and accounting law.

Your rights. Access, rectification, erasure, restriction, portability and objection (GDPR arts. 15-21); complaint to the Italian Data Protection Authority (garanteprivacy.it). Account deletion: write to info@icsimpiantisrl.com; the account is disabled and data not subject to legal retention is deleted.

Last updated: November 9, 2026.