Gestione Task
| ID | Task / Descrizione | Categoria | Inserimento | Scadenza | Responsabile | Persone | Priorità | Stato | Avanzamento | Info utili | Link | Azioni |
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| Task | Cadenza | Prossima scadenza | Responsabile | Stato | Azioni |
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Serve il certificato (foto o PDF) oppure il codice PUC di 9 cifre. Finché manca, ogni mattina parte il promemoria al dipendente e a chi fa le paghe. «Salva il codice» scrive il codice senza provarlo; «Il codice funziona» e «Il codice non funziona» dicono come è andata la prova (il dipendente riceve il motivo).
«Approva»: la richiesta vale, il dipendente la vede subito e i giorni vanno nel timesheet (prima ti chiedo conferma). «Rifiuta»: ti chiedo il motivo e il dipendente lo riceve.
| Data e ora | Utente | Azione | Dettaglio |
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| Commessa | Cliente | Budget | Consuntivo | Previsto | A finire | Scostamento | Stato | Azioni |
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| Dipendente | €/ora | Viaggio ogni | Prossimo viaggio | Altri accordi | Azioni |
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Le ore che scrivi restano sul tuo schermo finché non premi «Salva timesheet». «Stampa» e «Esporta in Excel» non cambiano le ore; «Mostra il mese» rilegge quelle salvate.
Le mie timbrature
| Data e ora | Tipo | Verifica |
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Presenze della squadra
Timbrature da recuperare
Le ore arrivano al timesheet solo se l'utente che timbra è collegato a una scheda dipendente e quella scheda ha un cantiere. Qui vedi chi manca e sistemi in un clic.
Timbrature di tutti — correzione (admin)
| Dipendente | Tipo | Data e ora | Verifica | Azioni |
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Orari di cantiere
Gli orari che indicativamente si fanno in ogni cantiere. Servono a una cosa sola: ogni timbratura fuori da questi orari resta da approvare. Un cantiere senza orari usa quelli generali, quindi nessuno resta scoperto.
Per quale commessa lavorano?
Hanno timbrato dove ci sono più commesse e in scheda non sono assegnati a nessuna. Scegli: la scheda si aggiorna e le loro timbrature di lì passano alla commessa giusta.
Timbrature da approvare
Restano qui finché qualcuno le guarda. Il dipendente vede lo stesso stato dalla sua app: in attesa, approvata da chi, oppure da correggere col motivo.
«Approva»: la timbratura vale e va nel timesheet; se il dipendente ha scritto un’ora diversa si usa quella, e l’ora di prima resta salvata. «Correggi l’ora»: vale l’ora che scrivi tu (serve il motivo). «Respingi»: non conta nelle ore (serve il motivo).
Avvio delle presenze — chi è pronto, e cosa manca a chi non lo è
Le cose da fare per far partire un cantiere sono una dozzina, sparse in sei schermate. Qui c'è un posto solo che le guarda tutte e ti dice, riga per riga, cosa manca. Si parte dai cantieri: senza l'area GPS non funziona niente.
Cartelli QR dei cantieri
Il cartello stampato si appende al cantiere; lo schermo mostra un codice che cambia da solo ogni mezzo minuto. Il telefono lo legge con la fotocamera, senza installare niente.
Il QR dice quale cantiere, non che la persona era li': quello lo verificano la posizione e i controlli. Un cartello senza area GPS sul cantiere vale poco: la timbratura resta da approvare.
Profili di cantiere — l'accesso del PC che proietta il codice
Uno per cantiere: Ostiglia il suo, Api Falconara il suo. In baracca serve un computer sempre acceso col codice a schermo, e su quel computer non si mette il tuo accesso né quello di un capo cantiere: chi ci si siede si troverebbe in mano le ore e le paghe di tutti.
Questo profilo fa una cosa sola: mostra il codice del suo cantiere. Non vede timbrature, non approva niente, non apre il gestionale. Sul PC in cantiere apri /cartelli, scrivi email e password una volta, e da lì in avanti a ogni accensione il codice compare da solo.
Scegli il cantiere e le altre tre caselle si scrivono da sole — puoi cambiarle. La password si vede in chiaro di proposito: la devi copiare e portarla in cantiere.
Informativa e presa visione — chi ha letto come registriamo le ore, e quando
L'art. 4 dello Statuto dei lavoratori dice che queste ore le puoi usare per il rapporto di lavoro solo se al lavoratore hai spiegato come funziona lo strumento e che controlli fai. Non basta averlo scritto: bisogna poter provare che l'ha letto. Senza quella prova, il giorno che contesti un orario, quelle registrazioni non valgono.
Si fa per due strade, e vanno bene tutte e due insieme: nell'app, al primo accesso, prima ancora del codice via email; e su carta, con un modulo per persona da firmare davanti al capo cantiere e archiviare col protocollo.
Il testo dell'informativa
Se lo cambi, tutti devono rileggerlo: la versione è l'impronta del testo e cambia da sola. È voluto — una presa visione che si riferisce a un testo che non esiste più non prova niente.
Rapportini giornalieri — uno per cantiere, col logo, le ore del giorno e le attività
Registro delle approvazioni — chi ha approvato cosa, e quando
A mesi di distanza, se un orario viene contestato, questa è la risposta: chi l'ha approvato, quando, com'era la timbratura prima della correzione, e per quale motivo era in sospeso.
Che dati usiamo per la timbratura — da mostrare ai dipendenti
Apri per leggere.
| Protocollo | Categoria | Controparte | Oggetto | Decorrenza | Scadenza | Importo / premio | Stato | Azioni |
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I campi con sono obbligatori.
| Nome | Tipo | P. IVA | Contatti | Contratti |
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Clicca su un importo per vedere i movimenti che lo compongono.
Clicca su una settimana per vedere, voce per voce, che cosa è cambiato rispetto a com'era stata preventivata.
| Settimana | Preventivato | Come sta adesso | Scostamento | Realizzato | Perché è cambiata |
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| Data | Tipo | Chi | Nota | Cassa | Movimenti | Azioni |
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Controlli automatici sui punti in cui preventivo, previsione e realtà tendono a non tornare.
Le spese fatte con le carte Revolut: ogni carta ha un titolare, ogni spesa va nella sua tipologia e nel suo centro di costo. Assegna e l'app impara; poi «Proponi» fa il lavoro da sola e tu confermi.
Fatture delle spese di carta
Ogni spesa di carta dovrebbe avere il suo documento. Qui l'app cerca la fattura in archivio e, quando non la trova, dice perche': o il documento manca e va chiesto a chi ha pagato, o c'e' ma non si riesce a dire quale.
Carte e dipendenti
Il guardiano confronta di continuo gli estratti della banca con il cash flow — ogni 15 minuti, subito dopo ogni incolla o collegamento, e tutto di notte — e qui dice che cosa non torna, con i numeri e una proposta per sistemarlo. Le correzioni le applica solo l'amministratore, con un tasto.
Il saldo e i totali che scrive la banca nell'estratto conto sono il dato certo: qui li carichi dal PDF (anche tutti i mesi insieme) e il Gestionale li confronta, banca per banca e mese per mese, con le entrate, le uscite e il saldo che ha lui. Dei PDF si tiene solo il riepilogo di ogni conto, mai le righe dei movimenti.
Il prospetto dell'amministratore, in app: i numeri li calcola l'applicazione (protetti), budget e note li scrivi tu — si salvano da soli. Il "pagato" usa le date vere dei versamenti.
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Parametri della previsione
Indica in che mese prevedi di pagare o incassare ogni voce: la previsione a lungo periodo usa il mese indicato al posto della scadenza. Clicca su un mese per aprire le voci e spostarle.
I pagamenti che mandi in distinta da tutto il Cash Flow (Movimenti, scheda del movimento, Arretrati, Fornitori, Riepilogo, ricerca veloce, fatture) arrivano qui, nel cassetto. Spunta quelli da pagare, scegli banca e data e premi «Conferma per l'invio»: parte l'email con il file per la banca. Quelli che non spunti restano nel cassetto.
Cerca altri pagamenti da mandare in distinta
Carico…
Fatture dei fornitori esteri
Non arrivano sul cassetto fiscale: entrano dalla casella dedicata (il mailserver salva gli allegati nella cartella sul NAS) oppure le carichi qui a mano. Ogni file diventa una riga da completare e registrare.
Ricevute e documenti senza fattura elettronica
Quietanze, ricevute, note dei professionisti: documenti italiani che non passano dal cassetto fiscale. Carichi il file, l'app lo legge e ti chiede conferma dei dati con il documento di fianco; alla registrazione riceve un protocollo (P…/aa/R) e finisce in Da pagare con le altre.
Carica le fatture
File .xml, .xml.p7m (firmati) o .zip esportati dal gestionale. Le fatture restano qui in anteprima: nulla entra nel cash flow finché non confermi.
Elenco chiuso: nelle fatture si sceglie solo da qui. Gli importi sono imponibili — l'IVA non entra nei centri di costo.
Tipologie di spesa
Che cosa è la spesa (pasti, carburante, subappalto…). Ogni tipologia confluisce in una categoria di cantiere; quelle senza categoria sono costi di struttura e restano fuori dai prospetti di commessa.
Il file XML è nel tracciato SEPA con causale SALA, lo stesso che usi oggi. Prima di scaricarlo controlla che tutti abbiano IBAN e importo.
Dove mandare ogni tipo di spesa
Leggendo l'estratto capisco che cosa è ogni movimento — un affitto, una polizza, un deposito cauzionale. Dove vada nel cash flow lo decidi tu, una volta sola: da lì in poi ci va da solo. Se un singolo fornitore fa eccezione, lo dici nel riquadro sotto e l'eccezione vince sulla regola.
Voci ancora senza casa
Movimenti già in archivio che non hanno una tipologia, raggruppati per causale: decidi una volta per il gruppo e sistemo tutte le sue righe.
Tipologie e budget mensile
| Tipologia | Verso | Budget fisso al mese € | Nei costi e ricavi | Azioni |
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Import movimenti
Incolla righe: Data · Tipo · Tipologia · Descrizione · Importo · Paese · Stato · Banca (TAB o ";").
| Codice | Articolo | Categoria | U.M. | Giacenza | Scorta min. | Prezzo medio | Valore | Ubicazione | Ultimo mov. | Azioni |
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| Data | Ora | Tipo | Articolo | Quantità | Prezzo | Valore | Causale | Controparte | Registrato da |
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Ultime registrazioni
| Data | Tipo | Cantiere | Dove | Litri | Mezzo | Consumo | Addetto | Stato |
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| Data | Ora | Tipo | Cantiere | Serbatoio | Carb. | Litri | Mezzo | Autista | Contatore | Percorso | Consumo | Foto | Addetto | Stato | Azioni |
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| Data | Carburante | Litri | Fornitore | Zona | Pagato (IVA compresa) | Media della zona | Differenza | Esito |
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Fonte dei prezzi della zona: Ministero delle Imprese e del Made in Italy — Osservatorio Prezzi Carburanti, dati aperti «Carburanti – prezzi praticati e anagrafica degli impianti», licenza IODL 2.0 (pagina del dataset). Le medie sono calcolate dall'app.
Ogni registrazione viene confrontata con la capienza del serbatoio, la capacità del mezzo, il contatore precedente e i consumi storici. Qui restano quelle che non hanno superato i controlli.
Responsabile del carburante
Riceve email e notifica ad ogni registrazione, con le foto allegate. È l'unico oltre all'amministratore a poter correggere le giacenze e verificare i movimenti.
Chi può registrare i rifornimenti
Chi è spuntato qui vede il tasto Rifornimento sia nell'app Presenze sia qui sul sito, e può soltanto registrare erogazioni con foto del contalitri e del contachilometri obbligatorie: niente giacenze, niente statistiche, niente movimenti altrui. È la stessa casella Addetto al rifornimento che trovi nella scheda dell'utente in Impostazioni › Utenti.
Direzione del travaso
Il carburante viaggia sempre nello stesso verso: si preleva dall'impianto e si porta in cantiere. Impostandolo qui, chi registra non può invertirlo per sbaglio.
IVA sugli scontrini
I prezzi al litro che si scrivono registrando un carico sono lordi o imponibili? Il report poi si legge in entrambi i modi con la spunta "Mostra con IVA".
Prezzi della zona (dati del Ministero)
Ogni notte l'app scarica i prezzi che i distributori comunicano al Ministero e confronta il prezzo al litro dei carichi con la media dei distributori della zona in quel giorno. Scegli in quali province lavorate e oltre quale differenza vuoi l'avviso: l'avviso arriva al responsabile del carburante con il riepilogo del mattino.
Carico…
Il modulo ufficiale dell'azienda: una nota al mese, ogni spesa con la sua foto (obbligatoria). L'app legge il documento e controlla che l'importo dichiarato ci sia davvero; si firma con il codice via email, e gli originali cartacei vanno portati in ufficio entro il termine.
Le mie richieste
| Data | Tipo | Descrizione | Importo | Giustificativi | Originale | Stato | Azioni |
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Richieste da gestire
Scegli lo stato dalla tendina di ogni riga: il cambio è subito e il dipendente riceve un avviso. Non parte nessun pagamento. La spunta «ricevuto» segna che l’originale cartaceo è arrivato.
| Dipendente | Data | Tipo | Descrizione | Importo | Giustificativi | Originale | Stato | Azioni |
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| Nome | Livello | Notifiche | Stato | Azioni |
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Zone GPS dei cantieri
Assegna a ogni commessa il suo punto e il suo raggio: chi timbra dentro quel cerchio viene attribuito a quel cantiere, anche se ne ha assegnato un altro, e le ore finiscono lì.
Cose da sistemare
Il controllo di qualità dei dati: qui trovi i buchi che fanno sbagliare i numeri o bloccano un pagamento.
Correzioni da confermare
Quando un controllo trova dati da sistemare, la correzione non parte da sola: la vedi qui riga per riga, già verificata sui dati di adesso, e la applichi tu. Nel Registro attività resta il tuo nome.
Assistente — PC con Ollama
I tuoi PC con Ollama rispondono alle domande della chat di assistenza: i dati restano in casa e non si paga nulla. L'app interroga il primo PC acceso; se sono spenti entrambi ripiega su Claude (se la chiave è configurata). Sul PC, Ollama deve ascoltare sulla rete: variabile di sistema OLLAMA_HOST=0.0.0.0, riavvia Ollama e apri la porta 11434 nel firewall di Windows.
Chiedi al Gestionale (Claude)
Con questa chiave Claude Desktop, sul tuo PC, può fare al Gestionale le domande preparate sui dati dell'azienda (cassa e previsioni, banche, fatture, clienti e fornitori, rate e F24, distinte, commesse, materiali, magazzino, mezzi, contratti) e, se la domanda libera è accesa, leggere una copia ripulita dei dati. Può solo leggere: non cambia niente e non vede i dati del personale (presenze, ore, buste paga, note spese, documenti e anagrafiche dei dipendenti). Funziona solo dalla rete dell'ufficio. Le risposte (nomi di clienti e fornitori, importi, scadenze) passano dai server di Anthropic. Ogni domanda finisce nel Registro attività.
Versione dell'applicazione
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Sul telefono, se l'app installata resta indietro, usa «Aggiorna l'app adesso»: svuota la memoria locale e ricarica tutto dal server.
Dati sul dispositivo
L'app installata può tenersi in casa le pagine e gli elenchi che usa sempre (anagrafiche, cantieri, centri di costo, dipendenti, categorie): le sezioni si aprono subito e il NAS non rifà lo stesso lavoro venti volte al giorno per tutti insieme. Occupa qualche megabyte sul dispositivo.
I numeri dei soldi si prendono sempre dalla rete: saldi, movimenti e scadenze non vengono mai presi dalla memoria mentre il collegamento funziona. Se il server non risponde l'app mostra l'ultima copia con una striscia in alto che dice di quando è.
Le mie notifiche
Scegli quali avvisi ricevere. Le notifiche del personale (scadenze formazione, visite mediche, contratti) vengono inviate solo a chi le richiede.
Import personale attivo (mansioni, scadenze contratto, cantieri)
Incolla le righe dal file Excel nel formato: NOME E COGNOME · MANSIONE · SCADENZA CONTRATTO · CANTIERE (una riga per dipendente, colonne separate da TAB o da ";"). I dipendenti dell'UFFICIO vengono ignorati. I cantieri mancanti vengono creati come commesse.
Notifiche email
Controlla un indirizzo email
Chiede al server di posta del destinatario se la casella esiste, senza mandare nessun messaggio. Serve prima di salvare l'email di un fornitore o di un cliente.
Notifiche push
Verifica che le notifiche funzionino su questo dispositivo. Prima attivale col pulsante "Attiva notifiche" in alto.
Backup
Sentinelle notturne (Uptime Kuma)
Quando un lavoro della notte finisce bene, l'app «bussa» a un monitor di Uptime Kuma. Se una notte non bussa, la mattina dopo Uptime Kuma ti avvisa: sai che il backup, il collaudo o i prezzi del carburante non sono andati prima del giorno in cui ti servono. In Uptime Kuma crea un monitor di tipo Push per ciascun lavoro e incolla qui il suo indirizzo, poi premi Prova. Gli indirizzi sono le chiavi dei monitor: qui si vedono solo in parte.
Carico…
Importa task da CSV
Importa una lista esistente. Separatore ; o ,. Intestazioni riconosciute: Task, Categoria, Data inserimento, Scadenza, Responsabile, Persone coinvolte, Priorità, Stato, Info utili, Link. Il "Responsabile" viene collegato all'utente se nome o email coincidono.
Richieste di modifica
Le richieste inviate dagli utenti (e le tue). Le vedi anche via email.
Nessuna richiesta.
Microsoft Teams
Incolla l'URL dell'Incoming Webhook del canale Teams per ricevere lì le notifiche (assegnazioni, completamenti, scadenze).
Importa dati HR
Carica il file di import preparato (.json) con anagrafica, formazione, visite, veicoli, beni e trasferte. I duplicati vengono saltati automaticamente.
Automazioni attive
Regole applicate in automatico (le esecuzioni compaiono nel Registro attività come "Automazione"):
- Bene/attrezzatura impostato su Restituito → libera l'assegnatario e imposta la data di restituzione.
- Veicolo impostato su Disponibile → libera l'assegnatario.
- Assenza/ferie impostata su Approvata → avvisa il dipendente (notifica + email).
- Scadenza formazione/visita impostata su Rinnovata → crea in automatico la nuova scadenza (data + validità in mesi).
Informativa privacy & consenso presenze
Testo mostrato ai dipendenti al primo accesso (con firma via codice email). Modificandolo, tutti dovranno ri-accettarlo. Fac-simile: fallo validare dal consulente/DPO.
Accettazioni dei dipendenti
| Dipendente | Accettato il | Metodo |
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Rimborsi spese — avviso consegna originali
Testo mostrato al dipendente quando invia una richiesta di rimborso (obbligo di consegna dell'originale entro 15 giorni, pena riaddebito).
Sicurezza accesso (2FA)
Durata del "dispositivo fidato": per quanti giorni non richiedere di nuovo il codice 2FA sullo stesso dispositivo.
Consigliato 30 giorni (per gli admin anche meno). Non c'è un limite di legge fisso, ma l'autenticazione a più fattori è richiesta per gli account con privilegi.
Registro presenze (timbrature GPS + rete)
All'apertura dell'app, intorno agli orari 8:30 / 13:00 / 14:30 / 18:00 (±1h), viene chiesto ai dipendenti di timbrare. La timbratura è accettata solo se entro il raggio dalla sede oppure connessi alla rete/IP dell'ufficio.
Indirizzo pubblico (DNS dinamico)
La linea dell'ufficio non ha un indirizzo fisso. Questo controllo guarda l'indirizzo vero ogni cinque minuti e, quando cambia, riscrive da solo il record su Cloudflare: l'app resta raggiungibile senza che nessuno debba accorgersene.
Aspetto (grafica)
Personalizza colori e titolo dell'app per tutti gli utenti.